Kom igång med Cliento

Den här guiden hjälper dig att sätta upp Cliento så att det passar er verksamhet. När ni gått igenom stegen är ni redo att ta emot bokningar och använda Cliento i det dagliga arbetet.

De flesta inställningar nedan finns under Admin. En djupare beskrivning av varje admin-område finns i Admin. Själva kalendern beskrivs i Kalender.

tip

Ett nytt konto skapas med en resurs, några exempeltjänster och ett standardschema (vardagar 9-18) redan på plats. Du kan därför börja boka direkt och justera detaljerna efter hand.

1. Lägg till resurser

En resurs är en person eller någonting som har ett eget schema och kan bokas.

Vi skapar automatiskt en resurs när kontot sätts upp. Är ni flera som ska kunna bokas, eller har ni rum eller utrustning som behöver kunna bokas, lägger ni till dem som resurser.

Resurser hanteras under Admin > Resurser. En fullständig genomgång finns i Resurser.

• Lägg till resurs: tryck på Lägg till resurs högst upp på sidan.
• Redigera resurs: välj resursen i listan och ändra uppgifterna i formuläret.

Resurser kan delas in i grupper och sorteras. Tryck på Lägg till grupp för en ny grupp, eller på sorteringsknappen för att dra resursen till rätt plats eller grupp.

2. Lägg till tjänster

En tjänst är en behandling eller tjänst som ni utför och som kan bokas på en resurs.

Några exempeltjänster skapas automatiskt. Ta bort eller ändra dem så att de passar er.

Tjänster hanteras under Admin > Tjänster. En fullständig genomgång finns i Tjänster och priser.

• Lägg till tjänst: tryck på Lägg till tjänst högst upp på sidan.
• Redigera tjänst: välj tjänsten i listan och ändra uppgifterna i formuläret.

Här ställer du in bland annat pris, tidsåtgång, moms och hur tjänsten kommuniceras. Tjänster kan också delas in i grupper och sorteras på samma sätt som resurser.

3. Koppla resurser till tjänster

För att en tjänst ska bli bokningsbar måste den kopplas till en eller flera resurser. Det kan göras från två håll:

Via resursen:

• Gå till Admin > Resurser, välj resurs och sedan fliken Tjänster.
• Bocka för alla tjänster som resursen utför.

Via tjänsten:

• Gå till Admin > Tjänster, välj tjänst och bocka för de resurser som utför tjänsten i listan till höger.
• Behöver en tjänst flera resurser samtidigt (t.ex. en behandlare och ett rum), tryck på Flera resurser.

4. Ställ in scheman och öppettider

En resurs är endast bokningsbar online när schemat är öppet. I kalendern kan ni lägga till bokningar och kommentarer även utanför öppettiderna.

Scheman kan ställas in för hela kontot eller individuellt per resurs. Ett standardschema (vardagar 9-18) skapas automatiskt.

Löpande schema hanteras under Admin > Scheman. En fullständig genomgång finns i Scheman.

• Ändra öppettider: tryck på det gröna blocket för dagen och ange start- och sluttid; lägg vid behov till en eller flera raster.
• Stäng en dag: tryck på Stäng dag under dagens gröna block.
• Öppna en stängd dag: tryck på Öppna under dagens röda block.

Vill du ge en specifik resurs ett eget schema: välj resursen och tryck på Byt till individuellt schema, och ändra sedan som ovan.

Enstaka dagar (undantag) görs direkt i kalendern med knappen Schema i verktygsraden uppe till höger. När schemaläget är aktivt: dra i kalendern för att öppna eller stänga tid på den aktuella dagen. Tryck på Klar (eller Schema igen) när du är färdig.

5. Ställ in onlinebokning

En fullständig genomgång finns i Onlinebokning.

Länken till er onlinebokning finns under Admin > Onlinebokning > Bokningssida / Widget. Här finns även widget-koden om ni vill bädda in bokningen på er hemsida.

När du är inloggad som administratör och öppnar bokningssidan får du tillgång till Redigeringsläge, där du hanterar sidans innehåll och utseende: bild, färgschema, presentation och öppettider. Se Bokningssidan på cliento.com.

Övriga inställningar som rör onlinebokning och kundkommunikation:

• Admin > Onlinebokning > Inställningar: hur tider föreslås, regler för avbokning, vilka fält som måste fyllas i m.m.
• Admin > Onlinebokning > Kontaktuppgifter: företagsuppgifterna som visas i onlinebokningen.
• Admin > Kommunikation > Mejl: vilka mejl som skickas och deras innehåll.
• Admin > Kommunikation > SMS: vilka SMS som skickas och deras innehåll.

Många av dessa inställningar kan även sättas per resurs: gå till Admin > Resurser, välj resurs och bocka för Använd egna inställningar.

6. Använd kalendern

Kalendern är hjärtat i Cliento och vyn du använder dagligen. En fullständig genomgång finns i Kalender; kortfattat:

• Visa en grupp av resurser eller en enstaka resurs i dag- eller veckovy.
• Skapa bokning: tryck på dag och tid, eller tryck och håll för att dra en start- och sluttid.
• Lägg till kund och tjänst(er): endast tjänster kopplade till resursen visas.
• Flytta/ändra: dra bokningen till en annan tid, dag eller resurs; dra i nederkanten för att ändra längd.

7. Lägg till användare

Är ni flera som använder kontot är det en fördel att alla har en egen inloggning. Då kan var och en se och hantera sina bokningar i appen och få notiser vid nya bokningar.

Användare hanteras under Admin > Användare.

• Lägg till användare: tryck på Lägg till högst upp på sidan.
• Har personen även en resurs kan du koppla användaren till resursen under Koppla till resurser.
• För att tillåta inloggning: aktivera Tillåt inloggning, tryck på Lägg till mejl och ange Användarnamn (e-post) och ett Lösenord. Har mejladressen redan en inloggning i Cliento behöver du inte ange något lösenord.
• Välj användarens Roll (se nedan).

Något välkomstmejl skickas inte automatiskt. Den som skapar användaren delar själv inloggningsuppgifterna med medarbetaren. Medarbetaren byter sedan till ett eget lösenord med Byt lösenord… i Konto-menyn i datorversionen, eller via Glömt lösenord? på inloggningssidan.

En administratör kan inte byta en annan användares lösenord. En medarbetare som har glömt sitt lösenord trycker på Glömt lösenord? på inloggningssidan och får en länk till sin egen mejladress.

Roller

Roll	Kan göra
Användare	Hantera bokningar och schema för de kopplade resurserna.
Användare & rapporter	Som Användare, och ser dessutom rapporterna.
Privilegierad användare	Hantera bokningar och schema för samtliga resurser.
Privilegierad användare & rapporter	Som Privilegierad användare, och ser dessutom rapporterna.
Administratör	Hantera alla resurser och administrera kontot.

Kontoägaren visas som Kontoägare och har alla rättigheter. Bara kontoägaren kan byta mejladress för en annan användare och göra någon annan till kontoägare, via Alternativ på användaren under Admin > Användare.

tip

Har ni en gemensam dator i receptionen: skapa en användare med rollen Privilegierad användare för den enheten. Varje anställd kan dessutom logga in med sin egen inloggning (rollen Användare) i sin mobil.

Använder ni journalmodulen finns dessutom separata journalroller (visa, skriva, signera, granska) som tilldelas utöver rollerna ovan. Se Journal.

8. Notiser vid bokning

Cliento kan skicka notiser via mejl eller i appen, till exempel vid nya bokningar.

• Hela kontot: gå till Admin > Kommunikation > Notiser och välj vilka notiser som ska skickas och till vilken mejladress.
• Per användare: logga in som användaren och välj Notiser… i Konto-menyn längst ned till vänster.

Nästa steg

När grunderna är på plats kan ni utforska resten av Cliento: ta betalt i Kassan, hantera Kunder, aktivera fler moduler under Tillval och följa upp verksamheten i Rapporter.