Kalender

Kalendern är navet i Cliento och den vy du använder mest. Här ser du dagens och veckans bokningar per resurs och skapar, ändrar och tar betalt för bokningar. Cliento kalender ingår i alla abonnemang.

Översikt och vyer

• Dag- och veckovy med en kolumn per resurs (person, rum eller utrustning).
• Visa en grupp eller en enstaka resurs: klicka på resursen eller gruppen för att välja vad som ska visas.
• Byt datum: använd datumväljaren vid sidan av kalendern eller pilarna ovanför den.
• Sök i toppen för att snabbt hitta bokningar och kunder.

Öppettiderna (schemat) visas som öppet i kalendern. Du kan lägga till bokningar och kommentarer även utanför öppettiderna – schemat styr främst vad som går att boka online. Se Scheman i Admin eller Kom igång, steg 4.

Skapa en bokning

1. Välj tid: tryck på aktuell dag och tid, eller tryck och håll för att dra och markera en start- och sluttid.
2. Lägg till kund: sök upp en befintlig kund eller lägg till en ny direkt i flödet.
3. Lägg till tjänst(er): välj från listan. Endast tjänster som är kopplade till den aktuella resursen visas. Du kan lägga till flera tjänster och tilläggstjänster.
4. Spara.

I bokningsformuläret kan en bokning bland annat innehålla tjänster med pris och tidsåtgång, resurs, anteckningar och kundanteckningar, flaggor/status, extrafält som verksamheten själv definierat per tjänst, samt bekräftelse via SMS/e-post till kunden.

Ändra och flytta bokningar

• Flytta: tryck och dra bokningen till en annan tid, dag eller resurs.
• Ändra längd: ta tag i bokningens nederkant och dra till önskad längd.
• Visa/ändra detaljer: tryck på bokningen för att se information, gå vidare till kunden och skriva anteckningar.
• Alternativ: under Alternativ finns bland annat flytta/kopiera bokning, skicka bekräftelser och boka av.

Verktyg i kalendern

• Hitta tid – sök fram lediga tider som passar en viss tjänst eller resurs.
• Klippbordet – klipp ut en bokning och klistra in den på en annan tid eller resurs.
• Schema – öppna/stäng tid på enstaka dagar direkt i kalendern.
• Utskrift – skriv ut dagslistor och bokningsunderlag.

Onlinebokningar i kalendern

Bokningar som kunder gör via webben dyker upp i kalendern automatiskt. En onlinebokning som ännu inte är bekräftad kan visas som ”Pågående onlinebokning…” tills den är klar. Hur onlinebokning ser ut och fungerar ställs in under Admin > Onlinebokning (se Admin).

Specialtyper av bokningar

Beroende på era tillval kan du skapa flera typer av bokningar:

• Bokning – en vanlig bokning med en kund.
• Pass (klassbokning) – ett pass som flera kunder kan boka (se nedan).
• Blockera tid – en blockering utan kund, t.ex. för lunch eller semester.
• Serie / återkommande – upprepa en bokning enligt ett mönster.
• Företagsbokning – boka i ett företags namn (kräver tillvalet Företagsbokning).
• Fordonsbokning – koppla bokningen till ett registreringsnummer med uppslag mot fordonsregister (kräver tillval, för fordonsbranschen).

Klassbokning

note

Klassbokning är ett tillval som gör det möjligt att skapa klasser/pass för flera deltagare. Kontakta Cliento för att aktivera det.

När klassbokning är aktiverat kan du sätta upp pass som kunder bokar in sig på.

1. Lägg till en klasstjänst

När klassbokning är aktiverat kan du skapa två typer av tjänster:

• Normal bokning – en tjänst som går att boka när som helst på ett schema.
• Klassbokning – en tjänst som måste läggas upp som ett pass för att kunna bokas.

Lägg till en tjänst av typen Klassbokning under Admin > Tjänster. En klasstjänst har några extra inställningar jämfört med en vanlig tjänst, till exempel hur många deltagare varje pass kan ha.

2. Skapa ett pass

För att klassen ska gå att boka behöver ett pass skapas i kalendern:

1. Gå till den resurs som ska hålla i passet och lägg till en bokning som vanligt.
2. Välj Nytt pass.
3. Välj den klasstjänst du skapade i steg 1.
4. Spara – passet är nu skapat och kan bokas online av kunder.

När klassbokning är aktiverat finns alltså tre typer av bokningar att välja mellan: Bokning, Pass och Blockera tid.

3. Så ser kunden passet

I onlinebokningen visas passet som en vanlig tid i kalendern, tillsammans med hur många platser som finns kvar. Flera kunder kan boka samma pass tills det är fullt. I kalendern kan du öppna passet för att se och hantera deltagarlistan.

Ta betalt från en bokning

Från en bokning kan du gå direkt vidare till betalning. Bokningens tjänster kan lämnas över till kassan och bli orderrader, eller betalas som förskott om det tillvalet är aktiverat. Hela kassaflödet beskrivs i Kassa.