Löneunderlag

Löneunderlaget samlar arbetad tid, övertid och frånvaro per anställd för en vald period, och blir det underlag ni skickar vidare till lönekontoret eller redovisningsbyrån. Du hittar det under Rapporter > Personal > Löneunderlag.

Rapporterna kräver att Tillåt användaren se rapporter är påslaget på användaren under Admin > Användare, eller att användaren har en roll med rapportbehörighet. Knappen Nytt underlag visas bara för användare som får skapa underlag.

Var tiderna kommer ifrån

Underlaget hämtar tiderna automatiskt från tre håll, och visar dem som en kolumn per tidstyp:

Kolumn	Hämtas från
Schemalagd tid	Schemat för de resurser användaren är kopplad till, alltså öppettiderna i Admin > Scheman och ändringar gjorda i schemaläget
Närvarotid	In- och utcheckningar i personalliggaren
Övertid	Tid som öppnats i schemaläget och markerats som övertid
Karenstid och Sjuk	Blockerad tid med orsaken Sjuk
VAB, Semester, Tjänstledig, Permission, ATF, Frånvaro	Blockerad tid med respektive orsak

Schemalagd tid och Närvarotid är två parallella mätningar av samma dag. Underlaget räknar ut båda, och ni väljer själva vilken ni använder som lönegrund: schemat om personalen jobbar fasta tider, närvarotiden om tiderna varierar.

Tider visas som timmar och minuter, till exempel 8:00.

Bara användare som är kopplade till en resurs kommer med i underlaget. Är en användare kopplad till flera resurser summeras deras scheman.

Avtalsinställningar per användare

Hur mycket tid som räknas bort styrs av avtalet på användaren. Gå till Admin > Användare, välj personen och panelen Anställning/hyresavtal. Där visas Avtal, Timmar, Dagar och Lunch. Tryck på Ändra avtal för att redigera:

• Avtal: Anställd heltid, Anställd deltid eller Eget företag.
• Timmar per vecka: arbetstid per vecka.
• Dagar per vecka: antal arbetsdagar per vecka.
• Lunch (minuter/dag): lunchtid per dag i minuter.

Arbetstid och lunch går bara att ställa in för Anställd heltid och Anställd deltid. Väljer du Eget företag fyller du i Månadshyra (exkl. moms) och Moms månadshyra i stället.

Timmar per vecka delat med Dagar per vecka ger en normal arbetsdag, som standard 8 timmar. Den siffran avgör när lunch dras av.

Så räknas lunchen bort

Tre regler styr lunchavdraget:

1. Lunch dras bara av på dagar som är minst lika långa som en normal arbetsdag. En kortare dag räknas i sin helhet.
2. På Schemalagd tid och på hela frånvarodagar dras alltid lunchen från avtalet av. En lunchblockering i kalendern påverkar inte den kolumnen.
3. På Närvarotid dras personens egen lunchblockering i kalendern av, med blockeringens längd. Flera lunchblockeringar samma dag räknas ihop. Finns ingen blockering den dagen dras lunchen från avtalet av i stället. En kollegas lunchblockering påverkar aldrig någon annans underlag.

Exempel: schemat är öppet 9 till 18, alltså 9 timmar, och avtalet har 60 minuter lunch. I underlaget står Schemalagd tid 8:00, oavsett om lunchen är blockerad i kalendern eller inte.

Checkar personalen ut över lunch?

Då är lunchen redan borträknad från Närvarotid, och avtalets lunch dras av en gång till. Låt hellre personalen vara incheckad hela dagen och lägg in lunchen som en blockering i kalendern, så syns den faktiska lunchen i underlaget.

Frånvaro

Frånvaro registreras som blockerad tid i kalendern med ett av snabbvalen, eller med Blockera hela dagen. Varje orsak hamnar i sin egen kolumn i underlaget.

Sjukfrånvaro delas upp automatiskt: första dagen i sjukperioden hamnar i Karenstid och resten i Sjuk. Insjuknar personen igen inom fem kalenderdagar räknas det som samma period, så inget nytt karensavdrag görs.

Två saker att känna till:

• Sjuklöneperioden är som längst 14 dagar. Dagar därefter ersätts av Försäkringskassan och redovisas inte i underlaget.
• Sträcker sig en sjukperiod över gränsen för det datumintervall du valt, kontrollera karensdagen i underlaget innan du godkänner raden.

Skapa och godkänna ett underlag

1. Gå till Rapporter > Personal > Löneunderlag och tryck på Nytt underlag.
2. Fyll i Rubrik (förifylld med månaden), välj Datumintervall (förifyllt med föregående månad) och bocka för personalen under Välj personal, eller tryck på Välj alla. Personal utan kopplad resurs går att bocka för men kommer inte med i underlaget.
3. Tryck på Skapa löneunderlag. Underlaget sparas som en kopia av tiderna vid det tillfället, och påverkas inte av senare ändringar i schema eller kalender.
4. Tryck på Visa vid en person för att se dag för dag.
5. Tryck på Godkänn när raden är klar. Behöver du ändra något igen, tryck på Lås upp.
6. Tryck på Ladda ner för att spara hela underlaget som PDF.

I listan ser du hur många rader som är godkända, till exempel ”3 av 5 godkända”. Ett underlag där någon rad är godkänd går inte att ta bort.

Överst i listan ligger Nuvarande löneperiod (realtid), som visar tiderna live för det datumintervall du valt högst upp i rapporten. Den är till för att stämma av under månadens gång och går inte att redigera.

Justera tider i efterhand

Har någon glömt att checka ut, eller blivit schemalagd fel, finns tre vägar:

• I löneunderlaget: tryck på Visa vid personen och skriv in rätt tid i rutan för dagen och kolumnen, till exempel 7:30. Ändringen sparas direkt och gäller bara det här underlaget. Det här är det snabbaste sättet att rätta enstaka dagar.
• I personalliggaren: tryck på posten i historiken och justera start eller slut, eller använd Manuell komplettering. Alla ändringar kräver en signatur och märks med ett M, se Personalliggare.
• I schemat: schemat går inte att ändra för dagar som redan passerat. De är låsta just för att de ligger till grund för lön. Dagens datum går fortfarande att ändra. Ändrar du en schemaversion som redan har börjat gälla, gäller ändringen från och med i dag, se Scheman.

Redigering i underlaget är möjlig fram tills raden är godkänd. En godkänd rad visas skrivskyddad tills du trycker på Lås upp.

Välja upplägg för er verksamhet

• Fasta tider och fast lunch: schemalägg arbetstiden och sätt Lunch (minuter/dag) på användaren. Använd Schemalagd tid som lönegrund. Frånvaro blockeras i kalendern.
• Rörliga luncher: sätt Lunch (minuter/dag) till 0 på användaren och lägg in varje lunch som en blockering i kalendern. Låt personalen vara incheckad i personalliggaren hela dagen och använd Närvarotid som lönegrund, då dras exakt den lunch som blockerats. Schemalagd tid får då inget lunchavdrag alls, eftersom avtalet står på 0.
• Blandat: skapa ett underlag för en testmånad och jämför kolumnerna innan ni bestämmer er. Underlag utan godkända rader kan tas bort igen.