Kunder

I kundregistret hittar du alla era kunder med historik och detaljer. Du når det via Kunder i huvudmenyn.

Kundlistan

• Sök med fältet Sök kunder… på namn, telefonnummer eller e-post.
• Har ni tillvalen Företags- eller Fordonsbokning kan du växla mellan kundtyperna Person, Företag och Fordon högst upp i listan.
• Lägg till skapar en ny kund (eller företag/fordon om tillvalen är aktiverade).
• Under …-menyn finns Ladda ner kundregister som exporterar kunderna till CSV, för alla kunder eller per resurs (kräver behörighet att exportera kunder).

Kundkortet

När du väljer en kund öppnas kundkortet. Vilka flikar som visas beror på kundtyp och tillval:

• Översikt: all grundinformation, se nedan.
• Kundlogg: kommentarer och anteckningar med möjlighet att bifoga filer och bilder. Med Visa bokningsanteckningar ser du även anteckningar från kundens bokningar i samma flöde.
• Bokningar: kundens bokningshistorik, med Visa i kalender för att hoppa till en bokning.
• Köphistorik: kvitton, fakturor och transaktioner (visas med kassatillvalet).
• Presentkort: kundens presentkort med kod, värde kvar och giltighetstid (visas med kassatillvalet). Presentkort säljs i kassan eller importeras med Importera presentkort.
• Anställda: personer kopplade till företaget (för företagskunder).
• Fordon, Fordonsdata och Ägarinfo: kopplade fordon respektive uppgifter från fordonsregistret (med fordonstillvalet). Med Sökning i bilregistret kan du hämta uppgifterna med Sök fordonsuppgifter.

Fliken Översikt

Till vänster finns kundens uppgifter:

• Anteckning: en fritextanteckning som alltid syns överst.
• Kunduppgifter: namn, mobiltelefon, annat telefonnummer, e-post, personnummer, kön och adress. Tryck på Ändra för att redigera.
• Fakturamottagare: koppla en mottagare för fakturor (med kassa/fakturering).
• Företag: koppla kunden som anställd till en företagskund (med Företagsbokning).
• Inställningar:
  • Kund hör till kontot eller Kund hör till resurs: styr vem kunden ”tillhör”, till exempel vid frilans/hyrstol. En kund som hör till en resurs markeras i kalendern.
  • Påminnelser via SMS: om kunden ska få bokningspåminnelser.
  • Marknadsföring OK: om kunden får ingå i utskick.
  • Omdömesförfrågan OK: om kunden får omdömesförfrågningar efter besök.
  • Blockera bokning: hindra kunden från att boka online.

Till höger visas Kommande bokningar och Historik: bokningar, köp och loggposter grupperade per månad.

Knappar på kundkortet

• Öppna journal: öppnar kundens journal (kräver journaltillvalet och journalbehörighet). Ett personnummer, samordningsnummer eller reservnummer krävs innan en journal kan öppnas.
• Skicka SMS: skicka ett fritext-SMS till kunden (visas när kunden har mobilnummer och SMS är aktiverat).
• …-menyn: Visa historik (ändringshistorik för kundposten) och Radera (tar bort kunden permanent).

Dubbletter och sammanslagning

Två befintliga kundkort kan inte slås ihop på egen hand. Kontakta supporten om en kund fått dubbla kort och historiken behöver samlas.

Om du skapar en kund med samma personnummer, organisationsnummer eller registreringsnummer som en befintlig kund varnar Cliento. Du kan välja Tillåt skapande av dubblett om det verkligen är en annan kund. Kunder skapas ofta direkt i bokningsflödet. Cliento kopplar då i första hand ihop bokningen med en befintlig kund via telefonnumret (inställbart under Admin > Onlinebokning > Inställningar).

Personuppgifter och GDPR

Under Admin > Personuppgifter godkänner kontoägaren er policy för personuppgifter och kan aktivera automatisk gallring: radera bokningar, kundloggsanteckningar och inaktiva kunduppgifter efter valda tidsgränser. En kund raderas aldrig automatiskt så länge det finns bokningar eller anteckningar kvar inom tidsgränsen.

Kunder i bokningsregistret är skilda från patienter i journalmodulen, som regleras av patientdatalagen och har egna behörigheter och loggar, se Journal.