Fakturor
Med fakturamodulen (tillvalet Fakturering, tillsammans med Kassa) fakturerar du kunder i stället för att ta betalt direkt i kassan. Sektionen Fakturor kräver behörigheten Kassaadministratör.
Den här sidan handlar om fakturor ni skickar till era kunder. Clientos fakturor för ert abonnemang hittar ni under Admin > Abonnemang (sektionen Konto); frågor om dem besvaras av supporten.
Flikarna
- Pågående: utkast och obetalda fakturor, med antal och totalt värde.
- Alla fakturor: samtliga fakturor, filtrerbara på fakturadatum och status (Pågående, Betalda, Makulerade). Kolumner: nummer, kund, skickad till, fakturadatum, förfallodatum (rödmarkerat när det passerat), belopp, OCR och status.
- Reskontra: obetalda fakturor per ett valt datum, kundfordringarna vid t.ex. ett månadsskifte.
- Ofakturerat: bokningar som ännu inte fakturerats (se nedan).
- Mottagare: era fakturamottagare.
Från listan kan varje faktura öppnas och laddas ner som PDF.
Skapa en faktura
Tryck på Ny faktura:
- Mottagare: sök fram en mottagare eller skapa en med Ny mottagare.
- Er referens: kundens referens (kan förifyllas med kundens namn via inställningarna).
- Fakturadatum, förfallodatum, betalningsvillkor och dröjsmålsränta: förifylls från era fakturainställningar och kan ändras med Redigera.
- Rader: Lägg till produkter och tjänster; antal, à-pris och belopp per rad.
- Förhandsgranska visar fakturan som PDF.
- Skapa faktura, eller Skapa och skicka faktura om leverans via e-post är vald.
Allt sparas löpande som utkast. Du kan trycka Spara utkast och stäng och fortsätta senare. Utkast visas överst under Pågående och kan raderas med papperskorgen.
Leverans
Under Leverans väljer du Ladda ner PDF eller Skicka med e-post till mottagarens adress. En kopia kan skickas till er egen redovisningsadress. Med Fortnox-läget kan fakturan även gå som e-faktura till mottagare som har det aktiverat.
Fakturera bokningar (Ofakturerat)
Fliken Ofakturerat listar bokningar (och obetalda arbetsordrar om Order-tillvalet används) som inte fakturerats, grupperade per kund. Som standard visas bokningar med status Klar. Byt statusfiltret till Alla statusar för att även se t.ex. No show-bokningar. Bocka för bokningarna och tryck Skapa faktura, så skapas ett fakturautkast med bokningarnas tjänster som rader.
I kassan kan Faktura också väljas som betalsätt. Köpet blir då ett fakturautkast i stället för ett kvitto.
Status och betalning
| Status | Betyder |
|---|---|
| Utkast | Inte skapad ännu, kan ändras eller raderas |
| Skapad / Skickad / Ej betald | Utestående faktura |
| Betald | Betalning registrerad, med datum |
| Makulerad | Fakturan är annullerad |
| Inkasso | Skickad vidare till inkasso (markeras manuellt) |
| Krediterad | Krediterad, visas för Fortnox-fakturor |
Klicka på statusen för att ändra status manuellt: registrera betalning (Betald + datum), makulera en felaktig faktura eller markera Inkasso. Fortnox-fakturors status hämtas från Fortnox och uppdateras med uppdateringsikonen i listan.
Kreditfakturor skapas inte i Cliento. Behöver du kreditera gör du det i ert bokföringsprogram (t.ex. Fortnox), där kreditfakturan sedan syns som Krediterad. Det finns inte heller automatiska betalningspåminnelser; förfallna fakturor markeras rött i listan och bevakas via Reskontra.
Mottagare
Under Mottagare hanterar du fakturamottagarna: företag (företagsnamn, org.nummer, VAT-nummer) eller privatperson (namn, personnummer), med referens, telefon, e-post, adress och leveranssätt (brev, e-post eller e-faktura). En mottagare kan kopplas till en kund i kundregistret, och även nås från kundkortet under Fakturamottagare.
Fakturainställningar
Under …-menyn på Fakturor-sidan finns Fakturainställningar:
- Bankgiro-/PlusGiro-nummer: minst ett krävs för att kunna fakturera.
- Betalningsvillkor (dagar) och dröjsmålsränta (%): standardvärden för nya fakturor.
- Använd kundens namn som referens, placera adressen för fönsterkuvert (C5) och skicka kopia till e-post för redovisning.
Faktura via Fortnox
Med Fortnox-kopplingen kan fakturorna i stället skapas i Fortnox (Faktura via Fortnox under Bokföring-fliken):
- Mottagaren måste finnas i Fortnox kundregister, men Cliento skapar kunden åt dig vid behov.
- Bokför och skicka: fakturan bokförs och skickas direkt när den skapas.
- Med tilläggstjänsten Fakturaservice sköter Fortnox distributionen, och e-postens ämne och meddelande ställs in i fakturainställningarna.
- Betalningsvillkoren hämtas från Fortnox, och fakturans status uppdateras därifrån.