Presentkort

Med kassan kan du sälja och lösa in presentkort. Presentkorten är digitala i Cliento: koden kan skrivas på ett fysiskt kort, scannas från streckkod, skickas digitalt på kvittot eller skrivas ut som en presentkortslapp med QR-kod på kvittoskrivaren. Presentkort kan i dag inte säljas eller lösas in i onlinebokningen, utan försäljning och inlösen sker i kassan.

Sälja ett presentkort

1. Öppna fliken Presentkort i kassans artikelpanel och välj standardkortet eller en av era mallar.
2. Välj belopp.
3. Scanna eller skriv in kod (koden på det fysiska kortet) eller tryck på Generera för en ny kod. En kod kan bara användas en gång (Koden är redan använd visas annars).
4. Ange eventuellt förmånstagare och kontrollera giltighetstiden.
5. Lägg kortet i varukorgen och ta betalt som vanligt.

Skriva ut presentkortet

Har kassan en kvittoskrivare kan presentkortet skrivas ut som en lapp med kod och QR-kod, att lämna till kunden:

• Direkt efter köpet: tryck på Skriv ut presentkort i kvittodialogen.
• I efterhand från kvittot: öppna kvittot under Kvitton, tryck på Alternativ och sedan Skriv ut presentkort.
• Från presentkortslistan: tryck på Skriv ut vid kortet under Admin > Presentkort, fliken Aktiva. Finns flera skrivare väljer du skrivare i en lista.
• Automatiskt: slå på Skriv alltid ut presentkort under kassans Inställningar (Admin > Kassaregister), så skrivs sålda presentkort ut vid varje köp.

Kunden kan scanna QR-koden med mobilen och se presentkortets värde, vad som finns kvar, giltighetstid och kod på en webbsida.

Presentkortsmallar och moms

Under Admin > Presentkortsmallar skapar du mallar med namn, detaljer (visas på kvittot), värde, giltighetstid och bokföringstyp:

• Enfunktionsvoucher: kortet gäller köp med en bestämd momssats; momsen redovisas redan vid försäljningen av kortet. Kortet kan sedan bara lösas in mot köp med samma momssats (annars visas ”Presentkortet får endast användas för 25% moms!”, med kortets momssats).
• Flerfunktionsvoucher: kortet gäller köp oavsett momssats; momsen redovisas först vid inlösen.

tip

Säljer ni momsfria tjänster eller tjänster med blandad moms, använd flerfunktionsvoucher, eller en enfunktionsmall med rätt momssats. Fel bokföringstyp är den vanligaste orsaken till att ett presentkort inte går att lösa in.

Lösa in ett presentkort

Välj betalsättet Presentkort när du tar betalt, och scanna eller skriv in koden.

Har kunden en presentkortslapp kan du i stället scanna QR-koden när du tar betalt, utan att välja betalsätt först. Då öppnas betalningen med kortet redan uppslaget. Det kräver att betalsättet Presentkort går att välja, och fungerar oavsett streckkodsläsarens tangentbordslayout. Hittas inget kort visas ”Hittade inget presentkort för det skannade kortet”.

Saldot känns av automatiskt:

• Räcker saldot dras hela beloppet. Delbelopp kvar på kortet sparas, och samma kort och kod gäller tills värdet är slut (Värde kvar efter köp visas vid inlösen).
• Räcker inte saldot dras det som finns, och resten betalas med ett annat betalsätt.
• Är kortet förbrukat eller har passerat giltighetstiden visas ett meddelande. Giltighetstid kan förlängas av en kassaadministratör (Ändra giltighetstid).
• Utgångna presentkort raderas inte automatiskt, utan ligger kvar under Ej aktiva i administrationen och kan förlängas vid behov.

Om en kund är kopplad till köpet visas kundens presentkort direkt som val.

Presentkort sålda av ett annat företag

Ett presentkort är en skuld hos företaget som sålde det. Har ni flera företag på samma konto (till exempel vid stolsuthyrning) kontrollerar kassan därför vilket företag som sålde kortet:

• Som standard går kortet inte att lösa in i ett annat företags kassa. Då visas ”Presentkortet såldes av [företag] och kan inte lösas in i denna kassa.” och betalningen går inte att genomföra.
• Vill ni tillåta det slår ni på Tillåt inlösen av presentkort sålda av annat företag under Admin > Kassa > Inställningar. Betalningen går då att genomföra, men kassan varnar för att kortet såldes av ett annat företag och att ni behöver reglera skulden sinsemellan.

Inställningen visas bara när kontot har mer än ett företag.

Administrera presentkort

Under Admin > Presentkort finns alla presentkort per företag:

• Flikarna Aktiva och Ej aktiva, med antal aktiva och återstående värde summerat.
• Kolumnerna nummer/kod, förmånstagare, värde (kvar), giltigt t.o.m., status, inlöst och typ.
• Ändra: justera värde eller giltighetstid (kräver kassaadministratör).
• Skriv ut: skriv ut presentkortslappen igen (fliken Aktiva, se Skriva ut presentkortet).
• Importera presentkort: ta med utestående presentkort från ett tidigare system.

Listan har ingen egen sökruta. Letar du efter en viss kod, använd webbläsarens sökfunktion (Ctrl+F eller Cmd+F) på fliken Aktiva eller Ej aktiva. Kundens egna presentkort syns också på kundkortet, fliken Presentkort.

Rapporter och bokföring

Under Rapporter > Presentkort finns:

• Reskontra: antal och kvarvarande saldo för giltiga presentkort per ett valt datum, det underlag revisorn brukar be om vid bokslut.
• Inlösta: inlösta presentkort under perioden.
• Inaktiva: presentkort som har gått ut eller tagits bort under perioden, med Orsak (Utgånget eller Borttaget), ursprungligt Belopp och det som var Onyttjat, summerat längst ned. Det är underlaget för att bokföra onyttjade presentkort. Perioden kan inte ligga i framtiden.

Presentkortsförsäljning och inlösen redovisas även i försäljningsrapporten och bokförs enligt kontoplanen i Fortnox-kopplingen om den används.